Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении  47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.

Проверке подверглись следующие кадровые документы :

— трудовые договоры с работниками;

— дополнительные соглашения к трудовым договорам;

— трудовые книжки работников;

— личные карточки работников (форма Т-2);

— приказы о приеме на работу (форма Т-1);

— приказы о переводе (формы Т-5);

— приказы на увольнение (форма Т-8;

— иные приказы по личному составу;

— локальные нормативные акты организации.

По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства :

1. В организации не ведется :

—  книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;

—  книга об ознакомлении работника  с правилами внутреннего распорядка;

— книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;

— книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;

— книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;

— книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников  (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5.  При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.

7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.

8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.

9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.

11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные :

— номер и дата трудового договора;

— изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);

— подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;

13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись